Hilfe repro x4 wEB

1 Funktionsweise der Software

1.1 Leistungen der Software
1.2 Anmeldung
1.3 Hauptmenü
1.4 Bereiche und Funktionen
1.4.1 Firmenstammdaten
1.4.1.1 Firmendaten
1.4.1.2 Sachbearbeiter
1.4.2 Projektverwaltung
1.4.2.1 Projektdaten
1.4.2.2 Beteiligte Firmen
1.4.3 Auftragsübersicht
1.4.4 Neuer Plotauftrag / Druckauftrag
1.4.5 Auftragserstellung
1.4.6 Positionen
1.4.7 Auftragsversand

2 Leitfaden zur ersten Benutzung

3 Systemvoraussetzungen

4 Kontakt

4.1 Firma Kahle analog & digital
4.2 Firma Ebert-Ingenieure
 

1 Funktionsweise der Software

1.1 Leistungen der Software

 Die Software ist eine vollkommen browser-orientierte Serverapplikation, die das Versenden von Plänen und Dokumenten an die Firma Kahle analog & digital realisiert. Neben dem reinen Versand wird ebenfalls eine komplette Auftragsverwaltung mit allen spezifischen Auftragsinformationen abgebildet.

1.2 Anmeldung

 Um die Software nutzen zu können, muss Ihr Unternehmen von der Firma Kahle analog & digital angelegt sein. Jedes angelegte Unternehmen ist mit einem Benutzernamen und mit einem Passwort geschützt, so dass sichergestellt ist, dass keine unbefugte Verwendung dritter stattfindet.
Eine Auskunft über den Benutzernamen und das Passwort erhalten Sie von Ihrem EDV Verantwortlichen.
WICHTIG! Beachten Sie bitte unbedingt die Groß- und Kleinschreibung und speichern Sie das Passwort nicht, weil es dann u.U. zu Problemen beim Anmelden kommen kann!
Sollten Sie den Wunsch haben, Ihre Zugangsdaten zu ändern oder haben Sie Fragen zur Anmeldung dann kontaktieren Sie bitte die Firma Kahle analog & digital.

1.3 Hauptmenü

 Hat man sich erfolgreich angemeldet, gelangt man in das Hauptmenü. Von dort lassen sich alle Funktionen dieses Programmes aufrufen.

1.4 Bereiche und Funktionen

1.4.1 Firmenstammdaten

1.4.1.1 Firmendaten

 Sollten sich diverse Informationen Ihres Unternehmens ändern, beispielsweise die Telefonnummer oder die Anschrift, so können und müssen Sie diese ändern, damit die Firma Kahle analog & digital immer die aktuellen Firmeninformationen besitzt.
Achten Sie beim Ausfüllen unbedingt auf die roten Feldbezeichnungen, diese müssen in jedem Fall ausgefüllt sein. (Firma, Straße, PLZ/Ort, E-Mail)

1.4.1.2 Sachbearbeiter

 Um sicherzustellen, dass jedem Plotauftrag auch aussagekräftige Informationen desjenigen vorliegen, der den Auftrag erstellt hat, müssen Mitarbeiter angelegt werden, die dann auch tatsächlich den Auftrag versenden. Ohne vorhandene Mitarbeiter kann kein Auftrag erstellt werden.
Diese Mitarbeiterinformationen sind enorm wichtig, damit bei evtl. Rückfragen seitens Kahle analog & digital diese schnell und sicher ausgeführt werden können.
Zum Bearbeiten eines Sachbearbeiters wählt man sich diesen oben im Listenfeld aus, ändert die Einträge und speichert. Um einen neuen Sachbearbeiter anzulegen, wählt man den Button neu.... Das Löschen eines Sachbearbeiters ist nur dann möglich, wenn noch kein Auftrag mit diesem angelegt bzw. abgewickelt wurde. Achten Sie beim Ausfüllen unbedingt auf die roten Feldbezeichnungen, diese müssen in jedem Fall ausgefüllt sein. (Name, Vorname, Kurzzeichen)

1.4.2 Projektverwaltung

1.4.2.1 Projektdaten

 Projekte stellen eine Art Auftragsprofil dar. Ein angelegtes Projekt ist ebenfalls für das Erstellen eines Auftrages zwingend erforderlich. Neben den üblichen Projektinformationen legt der Mitarbeiter unter anderem fest:

a) an wen die Rechnung zu stellen ist
b) über wen die Rechnung zu zahlen ist
c) an welche Adresse geliefert wird
d) wer die Kosten des Versandes trägt

Diese 4 Informationen werden aus dem gesamten Bestand der beteiligten Firmen zugeordnet. Sollte in allen 4 Bereichen die eigene Adresse gelten, so kann man sich diese ebenfalls auswählen.
Um ein Projekt zu bearbeiten, wählt man sich oben im Listenfeld das jeweilige Projekt aus, ändert die Einträge und speichert. Um ein neues Projekt zu erstellen, klickt man auf neu.... Projekte können nur dann gelöscht werden, wenn noch kein Auftrag bezugnehmend zu diesem Projekt erstellt oder abgewickelt wurde.
Achten Sie beim Ausfüllen unbedingt auf die roten Feldbezeichnungen, diese müssen in jedem Fall ausgefüllt sein. (Nr., Name)

1.4.2.2 Beteiligte Firmen

 Beteiligte Firmen werden wie oben erwähnt standardmäßig einem Projekt zugeordnet und zwar dann, wenn die Rechnungsadressen usw. von der eigenen Adresse abweichen. Unabhängig davon, bei welchen Projekten bzw. Aufträgen diese Fälle eintreten, können beteiligte Firmen in diesem Bereich bearbeitet werden, um dann aus einer Gesamtliste die richtige Firma zuzuordnen. Zum Bearbeiten einer beteiligten Firma wählt man sich diese oben im Listenfeld aus, ändert die Einträge und speichert. Um eine neue beteiligte Firma zu erfassen, klickt man auf neu.... Das Löschen einer beteiligten Firma ist nur dann möglich, wenn diese noch keinem Auftrag zugeordnet ist.
Achten Sie beim Ausfüllen unbedingt auf die roten Feldbezeichnungen, diese müssen in jedem Fall ausgefüllt sein. (Firma, Strasse, PLZ/Ort,Tel.)

1.4.3 Auftragsübersicht

In der Auftragsübersicht kann man sich einen Blick über alle Aufträge des Unternehmens verschaffen. Aufträge können verschiedene Stati besitzen, je nach dem, was gerade mit dem Auftrag passiert. In den oberen 2 Zeilen sieht man alle Stati auf einen Blick mit der Anzahl der Aufträge, die derzeit diesen Status besitzen. Die Auftragsstati sind wie folgt charakterisiert:
  • neu (Aufträge, die neu angelegt wurden)
  • abgesendet (Aufträge, die momentan zu Kahle analog & digital gesendet werden)
  • angekommen (Aufträge, die bei Kahle analog & digital angekommen sind)
  • in Arbeit (Aufträge, die momentan von Kahle analog & digital bearbeitet werden)
  • fertig (Aufträge, die ausgeführt wurden)
  • ausgeliefert (Aufträge, die an die jeweiligen Adressen geliefert worden sind)
  • fehlerhaft (Aufträge, die seitens Kahle analog & digital als fehlerhaft gekennzeichet sind und evtl. neu gesendet werden müssen [rot markiert])
Von hier aus können Aufträge gelöscht, bearbeitet und versendet werden. Die Aufträge an sich sind tabellarisch unterhalb der Statusarten aufgelistet.
WICHTIG! Man kann nur die Aufträge löschen,bearbeiten oder versenden, deren Stati neu oder fehlerhaft sind.

1.4.4 Neuer Plotauftrag / Druckauftrag

 Um einen neuen Auftrag anzulegen, müssen die in 1.4.1 und 1.4.2 genannten Voraussetzungen erfüllt sein. Es müssen demnach Sachbearbeiter und Projekte vorher angelegt sein, damit diese bei einem neuen Auftrag zugewiesen werden können. Standardmäßig werden die im Projekt zugeordneten beteiligten Firmen im Auftrag vorgeblendet. Man kann hier jedoch, sollte der Auftrag andere Adressen enthalten, jede beteiligte Firma nochmals ändern.
Grundsätzlich können 2 Arten von Aufträgen angelegt werden, Plotauftrag oder Druckauftrag. Während man einen Plotauftrag für zu plottende Dokumente (PLT,HGPL...) anlegt, wird bei zu druckenden Dokumenten (PDF,PPT...), die eine Größe von A3 nicht überschreiten, ein Druckauftrag erstellt. Demnach kann ein Auftrag immer nur eine Kategorie von Dokumenten besitzen, entweder zu plottende oder zu druckende Dokumente.
Man klickt im Hauptmenü auf den jeweiligen Button und füllt die Felder aus. Nach dem Speichern landet man sofort in der Auftragsübersicht, in der der neu angelegte Auftrag mit dem Status neu erscheint.
Achten Sie beim Ausfüllen unbedingt auf die roten Feldbezeichnungen, diese müssen in jedem Fall ausgefüllt sein. (Termin)

1.4.5 Auftragserstellung

 In die Auftragserstellung gelangt man ausgehend von der Auftragsübersicht (siehe 1.4.3). Hier können alle relevanten Informationen zum Auftrag selbst geändert werden. Um einen Auftrag zu bearbeiten, ändert man die Einträge und speichert. Weiterhin gelangt man von hier aus in die Maske der Bearbeitung der Positionen (1.4.6). Achten Sie beim Ausfüllen unbedingt auf die roten Feldbezeichnungen, diese müssen in jedem Fall ausgefüllt sein. (Termin)

1.4.6 Positionen

 Positionen sind letztenendes das Kernstück eines jeden Auftrags. Sie enthalten alle Informationen der Dokumente, die gedruckt oder geplottet werden sollen. Um eine Position zu bearbeiten, ändern Sie die Einträge und speichern. Um eine Position hinzuzufügen, klicken Sie auf neu....

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Dateien aus einem Verzeichnis mittels einer Sammeloperation einzulesen. Die Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie viele Dateien (Pläne,Dokument) mit gleichen Optionen auf einmal einlesen wollen.
ACHTUNG: WENN SIE DAS PROGRAMM ZUM ERSTEN MAL BENUTZEN, WIRD IHNEN BEI DEN SAMMELPOSITIONEN EIN ACTIVE X ANGEBOTEN, DAS SIE INSTALLIEREN MÜSSEN.
Klicken Sie hierzu auf den Button Sammelpositionen. Zunächst wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Dateien liegen. Achten Sie darauf, dass im Brows-Fenster eine Datei des Verzeichnis angeklickt ist. Nur dann wird auch der Pfad in das Datenfeld übernommen. Im nächsten Schritt werden alle Dateien des Verzeichnis aufgelistet und die Optionen festgelegt. Die ausgewählten Verzeichnisse werden alle mit den eingestellten Optionen übernommen. Wollen Sie ein oder mehrere Dateien nicht übernehmen, so können Sie diese mit den Checkboxen aushaken.
Achten unbedingt darauf, dass sowohl beim Auswählen der Dateien als auch beim Versenden Zugriffsrechte Ihrerseits auf die lokalen bzw. Netzlaufwerke bestehen, da beim Speichern der Position lediglich Pfad und Dateiname erfasst werden.
Beispiel:
Sie generieren um 16:45 Uhr einen neuen Auftrag und fügen 3 Dokumente hinzu, die sich auf Ihrem Fileserver (z. B. F:) befinden. Um 17:00 Uhr allerdings wird der Fileserver heruntergefahren. Sie wollen 17:05 Uhr den Auftrag versenden. Dies führt zu einer Fehlermeldung, da das Programm aufgrund des heruntergefahrenen Fileserver die Dokumente nicht findet.
Sie können eine Position jederzeit löschen.
Achten Sie beim Ausfüllen unbedingt auf die roten Feldbezeichnungen, diese müssen in jedem Fall ausgefüllt sein. (Anzahl)

1.4.7 Auftragsversand

 Der Auftragsversand wird durch Klick auf das Erde-Symbol in der Auftragsübersicht eingeleitet.
ACHTUNG: WENN SIE DAS PROGRAMM ZUM ERSTEN MAL BENUTZEN, WIRD IHNEN BEIM AUFTRAGSVERSAND EIN ACTIVE X ANGEBOTEN, DAS SIE INSTALLIEREN MÜSSEN.
Das Versenden des Auftrags gliedert sich in 3 Schritte: Ein Zip-Archiv wird anhand der enthaltenen Positionen erstellt. Es befindet sich auf der lokalen Festplatte unter c:\ und heißt .zip, z. B. 1.zip. Das Archiv wird nach dessen Erstellung auf Fehler geprüft, d. h. ob auch wirklich alle Positionen enthalten sind. Wenn dies der Fall ist, kann man den Auftrag versenden, sonst nicht. Sollte eine Planliste an dem Auftrag verknüpft sein, so wird diese ebenfalls in das Archiv integriert und geprüft.

Durch Klick auf den Button Upload wird der Datentransfer eingeleitet. Es öffnet sich ein separates Fenster, in dem man den aktuellen Stand der übertragenen Bytes sehen kann. Im Hintergrund wird der Status des Auftrags auf "abgesendet" gesetzt. Nachdem das Archiv erfolgreich hochgeladen wurde, wird in einem dritten Schritt überprüft, ob sich die Datei auch wirklich auf dem Server im richtigen Verzeichnis mit richtigem Dateinamen befindet. Ist dies der Fall, ist der Auftrag korrekt gesendet worden. Der Status des Auftrags ändert sich somit von "abgesendet" auf "angekommen".

Sollte mindestens einer dieser 3 Schritte fehlschlagen, wird eine Fehlermeldung eingeblendet und der Auftragsversand wird abgebrochen. Das erneute Versenden ist aber dennoch möglich.
Natürlich könnte aus verschiedenen Gründen durch einen evt. Rechnerabsturz oder ähnliches der Datentransfer so abgebrochen werden, dass die automatische Fehlererkennung im Programm nicht mehr greifen kann. Meist äußert sich dies dahingehend, dass der Auftrag immer noch auf "abgesendet" steht, obwohl der Sendevorgang unterbrochen wurde. In diesem Fall klicken Sie einfach in die Auftragserstellung des jeweiligen Auftrags. Dort erscheint dann ein Button, mit dem Sie den Auftrag wieder auf "neu" zurücksetzen können. Nun können Sie den Auftrag erneut senden.

2 Leitfaden zur ersten Benutzung
  1. Sie melden sich korrekt an der Software an und landen im Hauptmenü.
  2. Sie checken im Bereich Firmenstammdaten Ihre Firmendaten und ändern diese ggf.
  3. Sie checken, ob Sie selbst schon als Sachbearbeiter im System erfasst sind. Wenn nicht, fügen Sie sich hinzu!
  4. Sie wechseln in den Bereich Projektverwaltung und checken dort die Firmen, die bei Ihren Aufträgen als Rechnungsadresse bzw. Lieferadresse oder Versand-KTR angegeben werden müssen. Sollten diese nicht vorhanden sein, fügen Sie sie hinzu.
  5. Sie checken die bereits angelegten Projekte, ob dort bereits Ihr(e) Projekte(e) enthalten sind, für das Sie die Aufträge erstellen. Sollten Projekte nicht enthalten sein, legen Sie sie an.
  6. Nun können Sie Aufträge anlegen, zu diesen wiederum Dokumente hinzufügen und den Auftrag an die Firma Kahle analog & digital senden.

3 Systemvoraussetzungen
  • PC X86 mit mindestens 100MHz und mindestens 16 MB RAM
  • bestehende stabile Verbindung in das Internet (empfohlen: DSL)
  • Microsoft Windows 95/98/Me, Windows NT 4.0 (Server/Workstation), oder Windows 2000 (Workstation/Server/Advanced Server)
  • Microsoft Internet Explorer 4 oder höher mit Active X - Unterstützung

4 Kontakt

4.1 Firma Kahle analog & digital
Kahle analog & digital
Dan Batek
Adam-Kraft-Str. 3

90419 Nürnberg 		Tel. 0911/ 9335816
Fax 0911/ 9933941
Email: service@kahle-repro.de

4.2 Firma Ebert-Ingenieure
Ebert-Ingenieure Nürnberg
Ronny Kirmse
Marienbergstraße 84

90411 Nürnberg 		Tel. 0911/ 9522-265
Email: r.kirmse@ebert-ingenieure.de